PRIVACYVERKLARING Accountants VANCAUTHEM BV versie 1.0

Wie zijn wij?

Naam: Accountants Vancauthem bv

Adres: 3300 Oplinter, Herestraat 75

Aangezien wij voldoen aan de GDPR/AVG – Wetgeving die van kracht is sinds 25/05/2018, presenteren wij u deze privacyverklaring.

Mochten er desondanks nog vragen zijn na het lezen van deze verklaring, kan u steeds onze functionaris voor gegevensbescherming of DPO (Data Protection Officer) contacteren via deze weg:
info@dpoassociates.eu

1. WAT:

Hierin leggen wij uit hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, wat uw rechten zijn, hoe je deze kan laten gelden, enz.

Gebruikte termen:

  • Persoonsgegevens: hiermee bedoelt de GDPR/AVG alle info die een natuurlijk persoon, direct of indirect zou kunnen identificeren. Verder aangeduid als “gegevens.” Het gaat dus NIET over bedrijfsgegevens!!
  • Verwerken: persoonsgegevens verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

2. WELKE:

Wij verwerken standaard volgende persoonsgegevens van u:

  • Naam, adres, telefoonnummer en/of gsm-nummer en e-mailadres

Deze gegevens zijn bij ons terecht gekomen door:

  • 1. Dat u ze zelf aan ons heeft bezorgd tijdens of voorafgaand bij een persoonlijk onderhoud

Wij verzamelen bijkomende persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden;

2.1. DOEL: DIENSTVERLENING

Dit doen wij met als doel om met u in contact te komen of te blijven aangaande te leveren diensten, het opvolgen van geleverde diensten of om op al uw vragen te kunnen antwoorden. Het betreft een precontractuele of contractuele relatie.

Niet-limitatief kan dit bijvoorbeeld zijn het opnemen van het auditmandaat, het voeren van de boekhouding, fiscale adviezen, juridische adviezen, bijstand op maat, …

ACCOUNTANTS VANCAUTHEM BV is tevens onderhevig aan verschillende wettelijke verplichtingen. Opnieuw kan hier niet-limitatief onder meer verwezen worden naar het cliëntenonderzoek in de anti witwaswet en de wettelijke verplichting inzake het bijhouden van sociale, fiscale en boekhoudkundige documenten.

Ook is ACCOUNTANTS VANCAUTHEM BV binnen haar beroepsaansprakelijkheid, audit en accountancy gebonden aan de specifieke bepalingen en beroepscodes van het IBR en het ITAA.

Voor de verbetering van onze dienstverlening maken wij tot slot continu werk van optimalisatie van onze (interne) processen en het exploreren van nieuwe services.

De door ons verstrekte consultancy maakt de verwerking van persoonlijke gegevens afhankelijk van de dienst(en) waarvan de cliënt gebruik maakt.

Zo verwerken wij bijvoorbeeld in sommige gevallen ook persoonlijke gegevens van de werknemers van onze cliënten. Tevens verwerken wij persoonsgegevens van werknemers en klanten van onze cliënten tijdens de uitvoering van een audit.  Tot slot verwerken wij persoonsgegevens van cliënten tijdens het bijhouden van accounts en persoonsgegevens van familieleden van cliënten in kader van adviesverlening op gebied van vermogensplanning.

2.2. DOEL: REKRUTERING

Persoonsgegevens worden verzameld met het oog op rekrutering van nieuwe werknemers. Deze verwerking vindt haar rechtsgrond enerzijds in de precontractuele fase bij de uitvoering van de overeenkomst (indien de rekrutering leidt tot een arbeids-of dienstenovereenkomst) en anderzijds in het gerechtvaardigd belang (indien de rekrutering niet leidt tot een arbeids- of dienstenovereenkomst). Het is voor ACCOUNTANTS VANCAUTHEM BV immers essentieel om een geschikte kandidaat voor een geschikte positie aan te werven. Wij benadrukken dat wij u enkel zullen contacteren in het kader van rekrutering indien wij ervan overtuigd zijn dat wij een eventuele, passende functie voor u in de aanbieding hebben.

2.3. DOEL: CONTACT VIA ONZE WEBSITE

In het kader van de toegang die u zichzelf verleent tot en het gebruik dat u maakt van onze website, worden volgende persoonsgegevens verwerkt:
Uw IP-adres
Uw surfgedrag (Analytics)
Cookies

ACCOUNTANTS VANCAUTHEM BV verwerkt bovenstaande gegevens met het oog op het optimaliseren van de inhoud en de werking van de website, overeenkomstig de behoeften van de bezoeker daarvan. Voor deze verwerking beroepen wij ons op het gerechtvaardigd belang dat wij hebben bij het aanbieden van een vlot toegankelijke, begrijpelijke, adequate, volledige en relevante website.

Voor meer informatie aangaande het gebruik van onze website, wordt verwezen naar de cookieverklaring.

2.4. DOEL: MARKETING

KLIKGEDRAG EN BEZOEKGEGEVENS

Op de website van onze onderneming worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres van uw computer, de eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website. Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. Deze gegevens worden nooit aan derden verstrekt.

GOOGLE ANALYTICS

Onze website maakt geen gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe surfers de onze website gebruiken en hoe effectief onze Adwords-advertenties bij Google zoekresultaatpagina’s zijn. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in Ierland, Dublin. Lees het  privacybeleid van Google  voor meer informatie, alsook het specifieke  privacybeleid van Google Analytics .

Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan ons te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te
gebruiken voor andere Google diensten.

FACEBOOK, INSTAGRAM EN LINKEDIN

Op onze website zijn geen knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken Facebook, Instagram, Twitter en LinkedIn.

NIEUWSBRIEF

Wij bieden geen nieuwsbrief waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over
nieuws, onze diensten en aanverwante zaken.

CONTACTFORMULIER

Je wil het contactformulier op onze website invullen? Normaal gezien gebruiken we email om met je te communiceren.

GEBRUIK VAN COOKIES

Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden als u deze voor akkoord aanklikt. Volgens privacy-by-design staan de analytische cookies default op af.
U kunt deze cookies ook uitzetten via uw browser.
Voor meer informatie kan uw onze Cookieverklaring raadplegen.

U bent niet verplicht om gegevens over te maken!

U bent niet verplicht uw persoonsgegevens over te maken aan ACCOUNTANTS VANCAUTHEM BV. U bent zich er evenwel van bewust dat de weigering van een aantal basisgegevens tot gevolg kan hebben wij in de onmogelijkheid verkeren bepaalde diensten te verlenen.

3. BEWARING:

Wij zullen uw gegevens bijhouden zolang u gebruikt maakt van onze diensten en zolang wij uw persoonsgegevens nodig hebben om u een bepaalde dienst of product te kunnen aanbieden.

Meer bepaald:

  • Handelsboeken: 7 jaar in originele of elektronische vorm waarbij de bewaringstermijn ingaat vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar. Hier volgen wij Artikel III.86 Wetboek van Economisch Recht en artikel 9 van het K.B. van 12/09/1983 tot uitvoering van de wet van 17/07/1975 op de boekouding van onze onderneming.
  • Rechtvaardigende bescheiden: 7 jaar in originele of elektronische vorm waarbij de bewaringstermijn ingaat dat volgt op de sluiting van het boekjaar. Hier volgen wij Artikel II.86 Wetboek van Economisch Recht.
  • Bescheiden die niet als bewijs tegenover derden dienen: 3 jaar in origineel of afschrift waarbij opnieuw Artikel III.86 van het Wetboek van Economisch Recht geldt.
  • Persoonsgegevens die bewaard worden krachtens de wet van 18 september 2017, de anti-witwas wetgeving (identificatiegegevens, afschrift van bewijsstukken, interne en externe lasthebbers, alsmede de uiteindelijke begunstigden) worden, in overeenstemming met de wet, bewaard tot uiterlijk 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting. Hier volgen wij Art. 60§3 en Art. 62 van de AML-wet.

4. BEVEILIGING:

Voor deze verwerking nemen wij de gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens optimaal te beschermen rekening houdend met de aard van de gegevens en de hiermee gepaard gaande risico’s. Hiervoor hebben wij volgende maatregelen in voege voor de beveiliging van uw gegevens:

  • De computers waarop gegevens verwerkt worden zijn standaard beveiligd met een gebruikersnaam en een complex wachtwoord.
  • Alle computers zijn uitgerust met een Small Office Security oplossing dewelke natuurlijk steeds “up-to-date” gehouden wordt en automatisch meerdere scans uitvoert. Alle Windows-installaties worden automatisch van updates voorzien. De installatie wordt minstens 1 maal per maand gecontroleerd en eventueel manueel gestart.
  • De data is opgeslagen op een deel van de schijf die ingericht is als “gegevenskluis.” Deze is versleuteld en enkel te bereiken na opstarten van de computers +  Windows aanmelding + openen van een wachtwoordenkluis.
  • Om gegevensverlies te vermijden bij verlies van de computers, maken wij dagelijks back-ups naar een versleutelde cloud-omgeving.
  • Alle wachtwoorden worden beheerd en in de cloud-omgeving opgeslagen.
  • Onze medewerkers zijn volledig ingelicht ivm het veilig omgaan met uw persoonsgegevens en zijn door hun arbeidsovereenkomst tot geheimhouding gehouden.
  • Wij houden dataminimalisatie in een hoog vaandel aangezien de mogelijkheid van online registratie en persoonsgegevens of identificeerbare gegevens zijn niet toegankelijk voor onbevoegden.

Het verleden leert ons dat geen enkel risico volledig wordt vermeden en mochten wij op de hoogte zijn van ongeoorloofde toegang tot onze IT-systemen of onrechtmatige wijziging, beschadiging of mogelijk verlies van uw gegevens, zullen wij onmiddellijk alle nodige maatregelen treffen om dit risico tot een minimum te beperken en in de toekomst te vermijden. Hierdoor zal ook de mogelijke schade voor u zeer beperkt blijven.

5. DOORGIFTE:

Aan volgende partijen geven wij uw gegevens door en dit voor onderstaande vermelde doelen;

  • Voor werknemers: Het sociaal secretariaat met als doel de loonberekening;
  • De leverancier van deze applicatie met als doel de beveiliging en de werking van deze internet applicatie te verzekeren.

P.S. Het gaat hierbij enkel om uw algemene persoonsgegevens en deze zullen niet doorgegeven worden aan organisaties en of personen voor marketingdoeleinden.

ACCOUNTANTS VANCAUTHEM BV verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet te verkopen, te verhuren, te verdelen of op enige andere wijze ter beschikking te stellen aan derden, tenzij de mededeling aan de derde geschiedt in het kader van een wettelijke verplichting. In uitzonderlijke gevallen verplicht dwingende wetgeving ons ertoe uw persoonsgegevens over te maken aan de bevoegde overheidsinstanties. Hetzelfde geldt wanneer een gerechtelijk bevel aan ACCOUNTANTS VANCAUTHEM BV de verplichting oplegt om persoonsgegevens mee te delen aan een aantal personen die krachtens het gerechtelijk bevel bevoegd zijn om van de betreffende persoonsgegevens kennis te
nemen.

ACCOUNTANTS VANCAUTHEM BV maakt echter een voorbehoud voor de gedeeltelijke of gehele reorganisatie of een overdracht van de activiteiten van de onderneming. In dit geval worden met de bedrijfsactiviteiten ook uw persoonsgegevens overgedragen aan die derden, die betrokken zijn bij de overdracht en de vertrouwelijke onderhandelingen voorafgaandelijk aan de overdracht. In de mate van het mogelijke zal u op de hoogte gesteld worden van de doorgifte aan voormelde derden.

Voor andere partijen geldt dat wij dit enkel doen na uitdrukkelijke  toestemming van u of in opdracht van u.

Subverwerkers of Third Parties:

  • De leverancier van ons boekhoudpakket
  • De IT-leverancier
  • Bedrijfsrevisor, notaris

Met boven vermeldde partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin bepaald wordt dat ook zij zich dienen te richten naar de GDPR/AVG richtlijnen.

Ten alle tijden zullen wij waken over het feit dat uw persoonsgegevens NIET buiten de EER opgeslagen zullen worden zonder een degelijke garantie van eventueel betreffende partijen, dat ook zij volledig voldoen aan de GDPR/AVG wetgeving.

6. UW RECHTEN:

Hieronder volgt een opsomming van uw rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens, of deze van toepassing is/zijn en hoe u deze kan laten gelden:

  • Inzage: U heeft recht om inzage te vragen over welke gegevens wij van uw bezitten en mochten er fouten of onvolledigheden zijn, vragen tot rechtzetting, aanvulling en zelfs verwijdering. Art. 12-13-14
  • Recht op rectificatie: Art. 15 U heeft het recht om uw persoonsgegevens aan te passen.
  • Opgelet!: Indien u om verwijdering vraagt kan dit enkel maar uitgevoerd mits wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor andere redenen dan aangehaald in onze doelomschrijving in at. 2.

Denk hierbij vooral aan fiscale en sociale wetgeving.

  • Overdraagbaarheid: Indien u van dienstverlener wil veranderen zullen wij uw persoonsgegevens in een digitaal leesbaar standaardformaat, aan de nieuwe organisatie overhandigen. Art. 19
  • Bezwaar tegen geautomatiseerde besluitvorming en profilering: Aangezien wij dit niet uitvoeren is dit ook niet van toepassing.
  • Bezwaar tegen gegevensverwerking: Deze is enkel van toepassing indien uw gegevens gebruikt worden voor direct marketing maar aangezien wij ook dit niet uitvoeren zonder uw toestemming is dit dus niet van toepassing. U kan te allen tijde uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens intrekken.
  • Recht op transparantie: U wordt geïnformeerd over de inhoud van deze privacyverklaring via deze link, als bijlage bij elk elektronisch contact en zichtbaar geplaatst in onze kantoren.

Op eenvoudige aanvraag kan u een afschrijft bezorgd worden.

Al u 1 of meerdere van deze rechten wil laten gelden gelieve dit dan schriftelijk aan te vragen met als bewijs van uw dubbele Opt-In verificatie per email en wij zullen binnen 30 dagen hierop reageren.

7. KLACHTEN:

Mocht u niet akkoord gaan met de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, uw rechten respecteren of deze privacyverklaring, laat het ons eerst weten zodat wij hierop gepast kunnen reageren

U kan altijd klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoritiet = GBA (de oude Privacycommissie) via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be  te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35 of via mail aan contact@apd-gba.be of telefonisch op 02/274.48.00

8. VARIA:

Deze privacyverklaring treedt in werking op 25 mei 2018, nl. op hetzelfde moment als de GDPR-wetgeving van kracht is.

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen.